Мениджърите по пътувания и екипите по снабдяване получават досие, което може да се одитира: договори, застрахователни потвърждения, оценка на риска, жив път за ескалация и сверка след последното заминаване.
Хотели, места, автобусни превозвачи, водачи и кетъринг фирми се договарят едва след като актуален застрахователен сертификат е в досието. Записваме класа на покритието, датата на изтичане и клаузата за отказ, преди да бъде платен депозит. Доставчик, който не може да представи документите, не се използва, дори ако тарифата е по-ниска.
Всеки маршрут посочва денонощния дежурен телефон. Бюрото държи актуалния пътнически списък, контактите на хотела и бележка за медицински достъп до дестинацията. Ескалацията от дежурния към мениджъра на програмата е овременена и вписана в оценката на риска, за да не чака нощно пристигане на гласова поща.
Имената на делегатите, номерата на паспортите, когато хотелите ги изискват, и хранителните бележки се обработват по правилата на ЕС, както е посочено в политиката за поверителност. Данните не се продават и не се използват за маркетинг.
Достъпът до стая, зала и автобус се проверява спрямо списъка, който предоставите. Ако обект не може да осигури маршрут без стъпала или достъпна стая, той отпада от краткия списък и причината се записва в офертата.
Автобусните курсове се планират така, че да се избягват празни връщания, когато маршрутът го позволява. Заданията за кетъринг предпочитат производители, които вече са договорени в региона. Не продаваме въглеродни сертификати и не представяме туристическа екскурзия като компенсация.
Отговори на покана за оферта, декларация за нивото на обслужване, остойностна оферта, подписаният договор и обобщена фактура са стандартният пакет. Фактурата отделя таксата за управление от редовете на доставчиците, за да може досието към поръчка за покупка да се съпостави без второ възстановяване.
Три нива стоят на всяко текущо досие. Времената по-долу са часовникови, а не работни дни, след като програмата е започнала.
Поименното лице за контакт в бюрото приема промени по резервации, закъснели пристигания и обичайни въпроси към доставчици. При текуща програма първият отговор е в рамките на 30 минути през 09:00–18:00 EET и в рамките на един час по дежурния телефон извън тези часове.
Ако блок стаи, автобус или зала не могат да се задържат, досието преминава към мениджъра на програмата. Път за решение — заместващ обект, разделяне на групата или писмено отлагане — се изпраща на контакта на клиента в рамките на два часа.
Медицински инциденти, изчезнали пътуващи и всяко събитие, което може да изисква публичен орган, се повдигат към дежурния директор. Посоченият кризисен контакт на клиента се обажда и писмена бележка за действията се издава същия ден.
Писмен път, а не устно обещание.
Инцидент е всяко събитие, което спира пътуващ да изпълни публикувания маршрут, или което изисква контакт с медицина, полиция или посолство. Домакинът на място или дежурният записва часа, засегнатите лица и първото предприето действие. Мениджърът на програмата уведомява посочения контакт на клиента и води текуща бележка, докато пътуващият не е на стабилно място.
Не говорим с медиите и не споделяме данни на делегати с трети страни, освен с тези, които са нужни за разрешаване на инцидента. След програмата бележката за инцидента се включва в досието за приключване. Претенция за качество, ако бъде направена, следва 14-дневния прозорец в политиката за възстановяване.
Медицинските разходи остават за собствената застраховка на пътуващия, освен ако договорът не посочва друго. Ще помогнем да се осъществи обаждане и трансфер; не уреждаме болнични фактури от името на компанията без писмено указание.
Оферта, проект на оценка на риска и образцов вид на фактура могат да се подготвят спрямо измислена численост, за да види снабдяването досието, преди да бъде фиксирана реална дата.